كم عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تتبادلها مع زملاء العمل كل يوم؟ وكم يستغرق -عادةً- إطلاع فريقك على أهدافكم ومراحل إنجازها؟ إذا كانت الإجابة تُخيب أملك، فربما حان الوقت لتفكر في أسلوبٍ جديد!

وفقًا لتقرير منظمة جالوب للاستشارات الإدارية والموارد البشرية لعام 2017، فإن 70٪ من الموظفين لا يتفاعلون في العمل. لذا فالحفاظ على نشاط الموظفين وإبقائهم على إطلاع بمهامهم اليومية أمرٌ ضروري للغاية. يمكن للاجتماعات ومراسلات البريد الإلكتروني المستمرة أن تؤدي لإهدار الكثير من الوقت، وبذا يُضحي الحصول على تطبيق موجه خصيصًا لإدارة فريقك بفعالية ذو فائدة كبيرة. خاصةً وقد ذكرت دراسة أجراها معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا "MIT" عن كون الفرق التي تعمل عن بعد (حتى لو عنى ذلك وجودها في طوابق مختلفة من نفس المبنى) تعمل بشكل أفضل من تلك التي تعمل وجهاً لوجه.

وفي تدوينة اليوم سنتعرف على قائمة بأهمّ وأفضل تطبيقات ومنصات التعاون التي يمكنها دعم احتياجات فريقك:

Flowdock

Flowdock هي منصة للدردشة الجماعية والفردية. الميزة الأكثر إثارة للاهتمام هي علبة الوارد الخاصة بالفريق والتي تجمع الإخطارات من القنوات الأخرى، مثل (تويتر-Twitter) و (أسانا-Asana) وأدوات خدمة العملاء المختلفة.

Trello

تطبيق مجاني يعتمد طريقة لوح كانبان Kanban Board (وهو عبارة عن لوح بسيط يستخدم لتحسين أي عملية تقوم بها عن طريق تمثيلها بصريًا، وبالتالي فهمها بشكل أكبر وإدارتها بشكل أفضل)، حيث يمكنك تعيين أعضاء الفريق وفق البطاقات (المهام) ثم متابعة إنجازهم لها، بحيث يقومون بنقل بطاقاتهم عبر أعمدة تحمل الاسم المناسب:

• الأعمال المتراكمة (Backlog): للأفكار لا يزال فريقك يناقش ما إذا كان سيتم العمل عليها أم لا.
• قوائم المهام (To-do): للمهام التي يملك فريقك جدول زمني بإنجازها.
• قيد الإنجاز (In progress): تتضمن المهام التي يعمل عليها فريقك حاليًا.
• الأعمال المُنجزة (Done ): تتضمن المهام التي أنجزها فريقك.

هذا مجرد مثال لطرق استخدام Trello، في حين يمكنك مع فريقك إضافة العدد اللازم من الأعمدة، وتبويبها لتناسب سير العمل الذي ترغب فيه بشكل أفضل. على سبيل المثال، إذا كنت تُدير فريقًا تسويقيًا مسؤول عن إطلاق منتج، فيمكنك إضافة أعمدة مثل "إنشاء المحتوى-Content Created" و "التحديثات المُنجزة-Updates Created" و "التشغيل الخارجي-External Launch" و "مكتمل-Completed".

باستخدام Trello، ستتمكن من تنظيم بطاقاتك  من خلال العلامات، وإرفاق الملفات، إضافةً لتحديد المواعيد النهائية، كما ستتمكن من تتبع موعد تسليم كل مهمة بطريقة عرض شاملة.

الميزة الأبرز لهذا التطبيق هي إضافة قوائم التحقق للبطاقات، والتي يمكنك من خلالها إضافة مهام فرعية لكل بطاقة، ثم وضع علامة بجانب كل بطاقة فور الانتهاء من ذلك، لتتبع التقدم الذي تحققه.

التطبيق مُتاح على الويب إضافة لمختلف أنظمة تشغيل الحواسيب والهواتف الذكية.

Clockify

تطبيق مجاني لتعقب الوقت والجداول الزمنية بميزات تُتيح إدارة الفرق بفعالية. ستتمكن من معرفة من القائمين على كل مهمّة، ومدى التقدم في المشروع ككل، إضافةً لمستويات الإنتاجية على مدار الأسابيع.

يتيح لك Clockify إضافة عدد غير محدود من المستخدمين  وإنشاء عدد غير محدود من المشاريع والمهام، يمكنك تعيين المستخدمين المناسبين للمشروعات/ المهام المُحددة، ووضع تقديرات لزمن إنجاز المشروع، والسماح لأعضاء فريقك بتتبع الوقت أثناء إنجاز مهامهم.

يتيح لك Clockify أيضًا إدارة (الأجور الساعيّة-Hourly rates) لفريقك، لتتكون لديك صورة واضحة عن أرباحك في جدول الرواتب.

الميزة الأبرز لهذا التطبيق هي قسم لوحة المعلومات، والتي تتيح لك الاطلاع على التفاصيل الأسبوعية لأنشطة فريقك، وتقييم مرئي للقائمين بكل مهمّة، ومعرفة الموظفين الأكثر نشاطًا، ومعرفة على ماذا يعمل كل شخص في الوقت الراهن (أو ماذا كان نشاطهم الأخير ومتى).

التطبيق مُتاح على الويب، بإضافة لمختلف أنظمة تشغيل الحواسيب والهواتف الذكية.

Asana

واحدة من أفضل أدوات إدارة الفرق للأشخاص الذين يفضلون مزج أساليب إدارة المهام واختيار ما إذا كانوا يريدون تطبيق نظام السحب والإفلات في لوح كانبان، أو التعامل مع مهامهم على شكل قوائم.

ولمزيد من سهولة التواصل والتعاون، تقدم أداة Asana قسم "محادثة" ، بحيث يصبح بمقدورك نشر التحديثات وتقديم الملاحظات وإضافة التعليقات وإجراء المناقشات حول مشاريعك، كل ذلك في مكان واحد يراه الفريق بأكمله.

إحدى الميزات الرائعة لهذا التطبيق هي قسم "الملفات"، والذي يُظهر جميع الملفات التي ترفقها بالبطاقات أو المهام، حتى تتمكن من الوصول بسرعة إلى أي شيء تحتاجه (حتى في حال لو نسيت اسم البطاقة/المهمة الأصلية).

التطبيق مُتاح على الويب، ولأنظمة تشغيل الهواتف الذكية (iOS-Android)

JIRA

يعد JIRA نظامًا قويًا لإدارة المشاريع لفرق تطوير الشركات والبرامج، حيث ستكون قادرًا بفضله على إدارة مشاريعك وتتبع الأخطاء والمهام فيها بشكلٍ خاص، وقياس الأداء، فضلاً عن مراقبة تفاصيل المشروع.

يُتيح لك نظام JIRA عدة قوالب للمشاريع لتختار بينها (القوالب البارزة هي Kanban و Scrum)، ثم إدارة مشكلاتك وذلك عن طريق:

• إضافة المشكلات إلى اللوحة، ثم تتبع أو تحديد حالة التقدم (سواء كانت "بحاجة لحلّ" أو "قيد الحل" أو "محلولة").
• تخطيط وترتيب أولويات عملك بشكل خارطة طريق Roadmap.
• ربط أعضاء الفريق المناسبين مع المشاكل التي تُناسب قدراتهم.

التطبيق مُتاح لمختلف انظمة التشغيل، عدا عن إمكانية إضافته كملحق extension لمتصفحات الويب.

Slack

تطبيق تواصل يتيح لك إدارة جميع اتصالات الفريق: من إرسال رسائل مباشرة مرورًا بإنشاء قنوات خاصة وعامة تغطي مواضيع مختلفة (من ثقافة الشركة إلى مشاريع وإدارات الشركة المنفصلة)، وانتهاءًا بالتواصل مع فريقك في الوقت الحقيقي.

ستتمكن من إرسال التغذية الراجعة والملاحظات والملفات والصور ومقاطع الفيديو والرسائل الصوتية والتعليقات على المشاريع أو أي شيء آخر تريد توصيله مباشرة إلى الشخص الذي تحتاجه، ستتمكن أيضًا من تثبيت الرسائل والمرفقات الهامة لإبرازها أمام أعضاء الفريق.

يسمح لك Slack بإرسال تنبيهات إلى الفريق بأكمله، أو استخدام الإشارات (@شخص_ما) للتواصل مع مستخدم معين داخل القناة.

إحدى الميزات الرائعة لهذا التطبيق هي التذكيرات التي يمكن ضبطها داخل Slackbot - يسمح لك الأمر
"/ذكّر - /remind" بإرسال تذكير تلقائي إلى أي شخص في مساحة العمل، وفي أي وقت في المستقبل.

مُتاح على الويب، ولمختلف أنظمة تشغيل الحواسيب والهواتف الذكية.

Twist

وهو عبارة عن  تطبيق تواصل جماعي للفرق التي تعمل عن بعد، حيث يسمح لك التطبيق بتنظيم التواصل بين أعضاء فريقك عن طريق الاحتفاظ بالمعلومات المهمة والمناقشات والتعليقات على الموضوعات داخل تبويبات مستقلة.

يتشابه Twist مع التطبيق السابق (Slack) في إتاحته تنظيم المحادثات ضمن القنوات أو الفرق أو المشروعات أو العملاء أو أي تصنيف تحتاجه، وإضافةً لإرسال رسائل مباشرة، إما لشخص أو لمجموعة فرعية.

لكن  يكمن الفرق بين التطبيقين في أن التواصل ضمن Slack يجري الوقت الفعلي، بينما يقدم Twist أسلوبًا أبطأ وأكثر اتساقًا ، وهو ما يُتيح لأعضاء الفريق عن بُعد العثور بسهولة على المعلومات التي يحتاجون إليها والتوصل بسرعة للموضوعات التي يهتمون بها -على الرغم من اختلاف المناطق الزمنية- كلما تولوا مهامهم.

الميزة البارزة لهذا التطبيق هي قسم البريد الوارد والذي يُتيح لك متابعة المستجدات، والتعليقات على موضوع معين.

متاح لمختلف أنظمة تشغيل الحواسيب والهواتف الذكية.

GoToMeeting

وهو عبارة عن برنامج لعقد المؤتمرات عبر الإنترنت، يسمح للمستخدمين بجدولة الاجتماعات ومشاركة الشاشة. ويعد GoToMeeting أحد أكثر أدوات الفيديو شعبية بين ملايين المستخدمين.

المميز في البرنامج أنه يتيح لك بدء/الانضمام إلى اجتماع عن طريق هاتفك الذكي (سواء أكان يعمل بنظام IOS أو Android) وهذا يشمل مشاركة شاشة الهاتف الذكي بشكلٍ كامل.

يتيح البرنامج تقديم العروض التقديمية بشكل أسهل. من خلال ثلاث أدوات رسم لمشاركة الشاشة: يتيح لك (القلم-The Pen) الرسم على الشاشة لتأكيد رسالتك أو رسم فكرة. في حين يمكنك عبر (أداة التظليل - Highlighter) رسم علامات صفراء للتركيز على نقاط معينة. وأخيرً، توفر لك أداة (بقعة الضوء- The Spotlight) مؤشر ليزر لتركيز انتباه أفراد الفريق إلى موضع النقاش. هل ترغب في إنشاء بيئة أكثر تعاونًا؟ يمكنك السماح لفريقك بوضع تعليقات توضيحية على الشاشة أيضًا. بحيث تظهر رسوماتهم على نفس الشاشة ليراها الجميع.

ProofHub

هي أداة لإدارة المشاريع توفر مجموعة شاملة من أدوات التعاون وإدارة المشاريع، والتي تتضمن: تنظيم الملفات والتخطيط ومتابعة المشاريع ومناقشتها مع فريق العمل. تتيح لك الأداة أيضًا مراجعة الملفات والموافقة عليها (مع مراقبة التغييرات الطارئة) من خلال أداة إثبات proofing مميزة.

ما أعجبنا في الأداة -علاوة على ما سبق- هو إمكانية تخصيص الحساب بحيث يشمل (اسم نطاق مخصص Custom Domain) ووضع شعار شركتك.

أدوات للعمل الجماعي

في بعض الأحيان يحتاج أعضاء الفريق للعمل معًا على ذات المشروع وفي ذات الوقت، إليك بعض أفضل أدوات العمل في الوقت الحقيقي:

Codingteam

يمكن للمبرمجين عبر منصة Codingteam التعاون بسهولة عند كتابة أكوادهم البرمجية. فهو يوفر "مستودع برمجيات Software Forge مجاني: حيث تُستضاف شيفرة المصدر وقاعدة بيانات الأخطاء والوثائق الخاصة بالمشاريع" مما يشجع على بناء الكود بشكل جماعي عبر منصتها المرئية.

Igloo

هي شبكة داخلية للشركة تسمح للناس بالتواصل وإنجاز العمل. تسمح أداة الويكي (wiki) داخل المنصة لفرق العمل بمشاركة المعلومات والأفكار.

كيف أختار من بين كل تلك التطبيقات؟

فيما يلي بعض المعايير التي يمكنك استخدامها لتحديد أفضل تطبيق لإدارة لفريقك:

اسعى خلف الميزات المتعددة

تقدم بعض الأدوات خدمة ممتازة ولكنها تركز فقط على جانب واحد من تعاون الفريق. فكر مليًا في اختيار البرنامج الذي يُتيح أكبر قدر من المزايا، وإلا فقد ينتهي الأمر بفريقك لقضاء الوقت في التغيير بين البرامج . من الأفضل البحث عن أداة تتميز بالثراء وتسمح للناس باستخدامها بعدة طرق مختلفة.

ابحث عن سهولة الاستخدام

سهولة الاستخدام هي إحدى أهم المعايير بلا شكّ. إذا كانت إحدى الخدمات تعمل ولكنها تستغرق الكثير من الوقت للتعود عليها، فلن تساعد فرق العمل (خاصة سريعة النمو منها)، حمّل نسخة من التطبيق، وتأكد ما إن كان يمتلك واجهة سهلة الاستخدام والتنقل.

الاهتمام بخيارات الخصوصية

لا يعني التعاون مع الفرق أن تكون المحادثات والملفات عامة. في بعض الأحيان، تريد أن يكون لأعضاء الفريق محادثات خاصة أو العمل في مشاريع حساسة. تأكد من إلقاء نظرة على خيارات الخصوصية قبل اختيار التطبيق.

إذا أعجبتك التدوينة، فلا شك أن Google Cloud مقابل AWS مقابل Azure: مقارنة مفصلة ستنال إعجابك أيضًا :)

===

مُترجم وبتصرف لكلٍ من المقالين التاليين:

Best team management software لصاحبته Marija Kojic

14 collaboration tools for productive teams لصاحبته Nikoletta Bika